Datenschutzerklärung

Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für die Geschäftsleitung der Synergy Broker GmbH einen besonders hohen Stellenwert. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Art, den Umfang und den Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Website sowie im Rahmen der Personalvermittlung.

1. Verantwortlicher

Synergy Broker GmbH
Rohrlake 10a
10318 Berlin
Deutschland
Tel.: +49-(0)30-2268 9682
E-Mail: info@synergy-broker.com
Website: https://www.synergy-broker.com

2. Hosting

Unsere Website wird von IONOS SE gehostet. Im Rahmen des Websitebesuchs können personenbezogene Daten wie Ihre IP-Adresse erfasst werden. Wir haben mit IONOS einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

3. Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website

Sie können unsere Website grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten besuchen. Beim Besuch unserer Website erheben wir jedoch automatisch technische Informationen (z. B. IP-Adresse, Browsertyp). Diese Daten werden zur Sicherstellung des Betriebs und zur Optimierung der Website verwendet. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Sofern nicht notwendige Cookies eingesetzt werden, erfolgt dies nur mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 TTDSG.

4. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder ein Personalanfrage-Formular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) oder Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

5. Verarbeitung und Weitergabe von Daten

Im Rahmen der Auswahl und des Einsatzes von Freiberuflern, sowie Firmen und deren Mitarbeitern in potenziellen Kundenprojekten oder der Vermittlung von Freiberuflern und Kandidaten an Auftrag- und Arbeitgeber verarbeiten wir folgende Daten:

Von Freiberuflern:

• Persönliche Informationen: Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
• Berufliche Informationen: Lebenslauf, berufliche Qualifikationen, Zertifikate, Referenzen, Portfolio oder Arbeitsproben
• Projektbezogene Informationen: Verfügbarkeit, bevorzugte Vertragsmodelle (z.B. Stundensatz, Festpreis)
• Angaben zu bevorzugten Technologien, Branchen oder Einsatzorten
• Finanzielle und rechtliche Informationen: Steueridentifikationsnummer (TIN) oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung zur Abwicklung von Zahlungen, Nachweise über Berufshaftpflichtversicherung oder andere relevante Versicherungen
• Identitätsdaten: Kopie eines gültigen Ausweises zur Identitätsverifizierung
• Hintergrundüberprüfungen, sofern gesetzlich oder durch Kundenanforderungen erforderlich
• Ggf. weitere Daten, die zur Vermittlung und Einsatz des Freiberuflers notwendig sind.

Von Kandidaten: 

• Persönliche Informationen: Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
• Berufliche Informationen: Lebenslauf, berufliche Qualifikationen, Zertifikate, Referenzen, Portfolio oder Arbeitsproben
• Projektbezogene Informationen: Verfügbarkeit, bevorzugte Vertragsmodelle (z.B. Festangestellter, ANÜ-Kraft)
• Angaben zu bevorzugten Technologien, Branchen oder Einsatzorten
• Identitätsdaten: Kopie eines gültigen Ausweises zur Identitätsverifizierung
• Hintergrundüberprüfungen, sofern gesetzlich oder durch Kundenanforderungen erforderlich
• Ggf. weitere Daten, die zur Vermittlung und Einsatz des Freiberuflers notwendig sind

Von Firmen:

• Firmenspezifische Informationen: Firmenname, Rechtsform, Firmensitz, Kontaktdaten der Firma: allgemeine E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Ansprechpartner und Mitarbeiter: Name, Position, E-Mail-Adresse, Telefonnummer der Ansprechpartner
• Projektbezogene Informationen: Angaben zu bisherigen Projekten, Referenzen oder Erfolgen, Anforderungen an Freiberufler oder Projektmitarbeiter (z. B. Qualifikationen, Technologien, Branchen), Präferenzen hinsichtlich Vertragsmodellen (z. B. Stundensätze, Festpreise)
• Angaben zu Projektlaufzeiten, Einsatzorten oder anderen spezifischen Anforderungen
• Finanzielle und rechtliche Informationen: Steueridentifikationsnummer (TIN) oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID), Bankverbindung zur Abwicklung von Zahlungen, Nachweise über relevante Versicherungen (z. B. Betriebshaftpflichtversicherung)
• Identitäts- und Compliance-Daten: Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung zur Bestätigung der Geschäftstätigkeit
• Hintergrundüberprüfungen (falls erforderlich): Prüfung von Referenzen, Bonitätsauskünfte oder andere Nachweise, sofern gesetzlich oder durch Kundenanforderungen notwendig
• Ggf. weitere Daten, die zur Vermittlung und Einsatz des Freiberuflers notwendig sind

Rechtsgrundlage:
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage:

• Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO,
• vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder
• unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um unsere Dienstleistungen effizient und zuverlässig bereitzustellen.

Weitergabe an Kunden:
Personenbezogene Daten von Kandidaten sowie Daten von Firmen und deren Mitarbeitern werden nur an potenzielle Auftraggeber weitergegeben, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Diese Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. per E-Mail an info@synergy-broker.com.

Speicherung für zukünftige Vermittlungen: Mit Ihrer Einwilligung speichern wir die relevanten Daten, um Kandidaten und Firmen für zukünftige Vermittlungsoptionen in Betracht zu ziehen.

Externe Verarbeitung:
Die Verarbeitung Ihrer Daten kann unter Einbindung externer Dienstleister erfolgen, die gemäß Art. 28 DSGVO vertraglich zur Einhaltung der Datenschutzvorgaben verpflichtet sind.

6. Verarbeitung von Daten im Rahmen der Personalvermittlung

Wenn Sie sich auf eine Position bei Synergy Broker GmbH oder auf ein Projekt oder ein Projekt oder eine Position bei einem unserer Kunden bewerben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten (z. B. Name, Adresse, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Lebenslauf, Qualifikationen) zum Zweck der Prüfung Ihrer Eignung. Dies umfasst Vorstellungsgespräche, Kompetenzbewertungen und, sofern erforderlich, Hintergrundüberprüfungen. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Hintergrundüberprüfungen:
Einige unserer Kunden sind gesetzlich verpflichtet, umfassendere Hintergrundüberprüfungen durchzuführen. In diesen Fällen fungiert der Kunde als Verantwortlicher und Synergy Broker GmbH als Auftragsverarbeiter. Sie werden über diese Anforderungen im Vorfeld informiert.

7. Anonymisierte Profile

Im Rahmen unserer Vermittlungsdienste erstellen wir anonymisierte Profile, die an potenzielle Arbeitgeber weitergeleitet werden. Diese Profile enthalten keine identifizierbaren Daten. Erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung übermitteln wir vollständige Bewerberdaten (z. B. Lebenslauf) an den interessierten Kunden.

8. Übermittlung an Dritte und in Drittländer

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an externe Dienstleister und Kunden übermitteln, um unsere Vermittlungsdienste bereitzustellen. Eine Übermittlung in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt nur, wenn entsprechende Garantien wie die EU-Standardvertragsklauseln vorliegen.

9. Externe Cloud-Dienste und Software

Zur Unterstützung unserer Arbeitsprozesse setzen wir externe Cloud-Dienste und Softwarelösungen ein. Diese werden zur Speicherung und Verwaltung von Daten sowie zur Kommunikation genutzt. Wir achten darauf, dass die von uns genutzten Dienstleister die Vorgaben der DSGVO erfüllen und entsprechende Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen wurden. Weitere Details zur Datenverarbeitung durch die Dienstleister erhalten Sie auf Anfrage.

10. Rechte der betroffenen Person

Sie haben das Recht:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO),
• die Berichtigung falscher Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO),
• die Löschung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO),
• die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO),
• der Datenverarbeitung zu widersprechen (Art. 21 DSGVO),
• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@synergy-broker.com

11. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben. Die Speicherdauer richtet sich nach folgenden Kriterien:

• Daten im Rahmen der Projekt- und Personalvermittlung: Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies für die Vermittlung an potenzielle Auftrag- und Arbeitgeber erforderlich ist, es sei denn, Sie widersprechen der weiteren Speicherung. Sollten Sie keine Vermittlung mehr wünschen oder die Speicherung widerrufen, werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht. Mit Ihrer Einwilligung können wir Ihre Daten auch länger speichern, um Sie für zukünftige Vermittlungen in Betracht zu ziehen.
• Daten von Bewerbungen auf interne Stellen: Erfolgt keine erfolgreiche Einstellung, werden Ihre Daten spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses gelöscht, es sei denn, Sie haben einer längeren Speicherung zugestimmt.
• Daten aus Kontaktformularen: Diese werden nach Bearbeitung Ihrer Anfrage oder spätestens nach 6 Monaten gelöscht, sofern keine weiteren rechtlichen oder geschäftlichen Gründe für eine längere Speicherung bestehen.
• Daten im Rahmen von Vertragsbeziehungen: Diese werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. gemäß § 257 HGB oder § 147 AO) für bis zu 10 Jahre gespeichert.

Nach Ablauf der jeweiligen Frist oder bei Widerruf Ihrer Einwilligung werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht, sofern keine anderweitigen gesetzlichen Verpflichtungen zur Speicherung bestehen.

12. Datensicherheit

Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Eine absolute Sicherheit kann bei internetbasierten Übertragungen jedoch nicht garantiert werden.

13. Internationale Datenübermittlung

Sollten Ihre Daten außerhalb des EWR übermittelt werden, stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau durch die EU-Standardvertragsklauseln gewährleistet ist. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie auf Anfrage.

14. Audio- und Videokonferenzen

Für die Kommunikation mit unseren Kunden setzen wir Online-Konferenz-Tools ein. Wenn Sie mit uns per Video- oder Audiokonferenz kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und dem jeweiligen Konferenz-Tool-Anbieter verarbeitet. Dazu gehören E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie technische Daten wie IP-Adresse und Geräte-IDs. Diese Datenverarbeitung erfolgt zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Weitere Informationen zur Datenverarbeitung erhalten Sie in den Datenschutzerklärungen der jeweiligen Anbieter.

Aufzeichnung und Transkription

In Einzelfällen können Videokonferenzen zu Dokumentationszwecken aufgezeichnet und transkribiert werden. Dies geschieht ausschließlich mit Ihrer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Während der Konferenz werden Sie klar darauf hingewiesen, ob eine Aufzeichnung stattfindet, und können der Verarbeitung widersprechen.

Die aufgezeichneten Inhalte (z. B. Video- und Audiodaten, Chatverläufe und Bildschirmfreigaben) sowie die daraus resultierenden Transkriptionen werden ausschließlich zu den vorher kommunizierten Zwecken verwendet, wie z. B. der Protokollerstellung oder der Bereitstellung für berechtigte Teilnehmer.

Speicherung und Bereitstellung für Teilnehmer

Aufgezeichnete Konferenzen und Transkriptionen werden für einen festgelegten Zeitraum gespeichert, der im Vorfeld mit Ihnen abgestimmt wird. Nach Ablauf des vereinbarten Zeitraums werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Sollten die Aufzeichnungen Teilnehmern bereitgestellt werden, geschieht dies über sichere Kanäle und unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Anforderungen.

15. Bearbeitungszeitraum für Anfragen zu Datenschutzrechten

Anfragen zu Ihren Datenschutzrechten werden innerhalb von 30 Tagen bearbeitet. Bei komplexeren Fällen informieren wir Sie innerhalb dieses Zeitraums über den Bearbeitungsstatus.

Datenschutzerklärung V7.0 - 12. Dezember 2024