Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für die Geschäftsleitung der Prime Synergy GmbH einen besonders hohen Stellenwert. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Art, den Umfang und den Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Website sowie im Rahmen der Personalvermittlung.

1. Verantwortlicher

Prime Synergy GmbH
Rohrlake 10a
10318 Berlin
Deutschland
Tel.: +49-(0)30-8145 00000
E-Mail: info@synergy-broker.com
Website: https://www.synergy-broker.com

2. Hosting

Unsere Website wird von IONOS SE gehostet. Im Rahmen des Websitebesuchs können personenbezogene Daten wie Ihre IP-Adresse erfasst werden. Wir haben mit IONOS einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

3. Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website

Sie können unsere Website grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten besuchen. Beim Besuch unserer Website erheben wir jedoch automatisch technische Informationen (z. B. IP-Adresse, Browsertyp). Diese Daten werden zur Sicherstellung des Betriebs und zur Optimierung der Website verwendet. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Sofern nicht notwendige Cookies eingesetzt werden, erfolgt dies nur mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 TTDSG.

4. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder ein Personalanfrage-Formular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) oder Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

5. Verarbeitung und Weitergabe von Daten

Im Rahmen unserer Tätigkeit als Personalvermittler und Projektpartner verarbeiten wir personenbezogene und unternehmensbezogene Daten von Kandidaten, Freiberuflern sowie Firmen und deren Ansprechpartnern, um passende Profile mit geeigneten Projekten oder Positionen zusammenzubringen. Dies umfasst sowohl die Auswahl, Vorstellung und Vermittlung als auch den möglichen Einsatz in Kundenprojekten.

a) Personenbezogene Daten von Kandidaten und Projektmitarbeitenden

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Personen, die wir für eine Position oder ein Projekt bei einem Kundenunternehmen vorschlagen oder vermitteln. Dazu zählen insbesondere:

• Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Lebenslauf, Qualifikationen, Zertifikate, Referenzen, Portfolio, Arbeitsproben
• Verfügbarkeit, bevorzugte Einsatzform (zum Beispiel freiberuflich, auf Zeit oder in Festanstellung), gewünschte Technologien, Branchen oder Einsatzorte
• Kopie eines gültigen Ausweises zur Verifizierung
• Steueridentifikationsnummer, Umsatzsteuer-ID, Bankverbindung, Nachweise über Versicherungen (soweit erforderlich, insbesondere bei freiberuflicher Tätigkeit)
• Hintergrundüberprüfungen, sofern gesetzlich oder auf Kundenanforderung notwendig
• Weitere vermittlungsrelevante Daten, die für die Prüfung der Eignung und den Projekt- oder Positionseinsatz erforderlich sind

b) Unternehmensbezogene Daten von Firmen und deren Ansprechpartnern

Zur Vermittlung geeigneter Kandidaten und zur Zusammenarbeit mit Kundenunternehmen verarbeiten wir auch geschäftsbezogene Daten von Firmen und deren Ansprechpersonen, insbesondere:

• Firmenname, Rechtsform, Sitz, allgemeine Kontaktdaten
• Name, Position, Telefonnummer, E-Mail-Adresse von Ansprechpartnern
• Projektbeschreibung, gewünschte Qualifikationen, Technologien, Branchen, Vertragspräferenzen, Laufzeiten, Einsatzorte
• Steuer-ID, Umsatzsteuer-ID, Bankverbindung, Nachweise über relevante Versicherungen
• Handelsregisterauszug, Gewerbeanmeldung
• Hintergrundüberprüfungen, zum Beispiel Bonitätsprüfungen oder Referenzen, sofern erforderlich
• Weitere vermittlungsrelevante Informationen, die zur Projektbesetzung oder Zusammenarbeit notwendig sind

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung der genannten Daten erfolgt auf Grundlage von:

• Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
• vorvertraglichen Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, zum Beispiel zur Anbahnung einer Vermittlung oder Projektbeauftragung
• unserem berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um unsere Dienstleistungen effizient und zuverlässig bereitzustellen und Geschäftsbeziehungen aufzubauen oder zu pflegen

Weitergabe an Kunden:
Personenbezogene Daten von Kandidaten sowie Daten von Firmen und deren Mitarbeitern werden nur an potenzielle Auftraggeber weitergegeben, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Diese Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. per E-Mail an info@synergy-broker.com.

Speicherung für zukünftige Vermittlungen: Mit Ihrer Einwilligung speichern wir die relevanten Daten, um Kandidaten und Firmen für zukünftige Vermittlungsoptionen in Betracht zu ziehen.

Externe Verarbeitung:
Die Verarbeitung Ihrer Daten kann unter Einbindung externer Dienstleister erfolgen, die gemäß Art. 28 DSGVO vertraglich zur Einhaltung der Datenschutzvorgaben verpflichtet sind.

6. Verarbeitung von Daten im Rahmen der Personalvermittlung

Wenn Sie sich auf eine Position bei Prime Synergy GmbH oder auf ein Projekt oder ein Projekt oder eine Position bei einem unserer Kunden bewerben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten (z. B. Name, Adresse, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Lebenslauf, Qualifikationen) zum Zweck der Prüfung Ihrer Eignung. Dies umfasst Vorstellungsgespräche, Kompetenzbewertungen und, sofern erforderlich, Hintergrundüberprüfungen. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Hintergrundüberprüfungen:
Einige unserer Kunden sind gesetzlich verpflichtet, umfassendere Hintergrundüberprüfungen durchzuführen. In diesen Fällen fungiert der Kunde als Verantwortlicher und Prime Synergy GmbH als Auftragsverarbeiter. Sie werden über diese Anforderungen im Vorfeld informiert.

7. Anonymisierte Profile

Im Rahmen unserer Vermittlungsdienste erstellen wir anonymisierte Profile, die an potenzielle Arbeitgeber weitergeleitet werden. Diese Profile enthalten keine identifizierbaren Daten. Erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung übermitteln wir vollständige Bewerberdaten an den interessierten Kunden.

8. Übermittlung an Dritte und in Drittländer

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an externe Dienstleister und Kunden übermitteln, um unsere Vermittlungsdienste bereitzustellen. Eine Übermittlung in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt nur, wenn entsprechende Garantien wie die EU-Standardvertragsklauseln vorliegen.

9. Externe Cloud-Dienste und Software

Zur Unterstützung unserer Arbeitsprozesse setzen wir externe Cloud-Dienste und Softwarelösungen ein. Diese werden zur Speicherung und Verwaltung von Daten sowie zur Kommunikation genutzt. Wir achten darauf, dass die von uns genutzten Dienstleister die Vorgaben der DSGVO erfüllen und entsprechende Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen wurden. Weitere Details zur Datenverarbeitung durch die Dienstleister erhalten Sie auf Anfrage.

10. Hinweis zur Kommunikation über WhatsApp:
Mit Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung willigen Sie ein, dass wir Sie im Rahmen unserer Dienstleistungen auch über WhatsApp kontaktieren dürfen. Dabei werden personenbezogene Daten (z. B. Telefonnummer, Kommunikationsmetadaten) verarbeitet und ggf. an Server außerhalb der EU übermittelt. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen.

11. Rechte der betroffenen Person

Sie haben das Recht:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO),
• die Berichtigung falscher Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO),
• die Löschung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO),
• die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO),
• der Datenverarbeitung zu widersprechen (Art. 21 DSGVO),
• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@synergy-broker.com

12. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben. Die Speicherdauer richtet sich nach folgenden Kriterien:

• Daten im Rahmen der Projekt- und Personalvermittlung: Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies für die Vermittlung an potenzielle Auftrag- und Arbeitgeber erforderlich ist, es sei denn, Sie widersprechen der weiteren Speicherung. Sollten Sie keine Vermittlung mehr wünschen oder die Speicherung widerrufen, werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht. Mit Ihrer Einwilligung können wir Ihre Daten auch länger speichern, um Sie für zukünftige Vermittlungen in Betracht zu ziehen.
• Daten von Bewerbungen auf interne Stellen: Erfolgt keine erfolgreiche Einstellung, werden Ihre Daten spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses gelöscht, es sei denn, Sie haben einer längeren Speicherung zugestimmt.
• Daten aus Kontaktformularen: Diese werden nach Bearbeitung Ihrer Anfrage oder spätestens nach 6 Monaten gelöscht, sofern keine weiteren rechtlichen oder geschäftlichen Gründe für eine längere Speicherung bestehen.
• Daten im Rahmen von Vertragsbeziehungen: Diese werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. gemäß § 257 HGB oder § 147 AO) für bis zu 10 Jahre gespeichert.

Nach Ablauf der jeweiligen Frist oder bei Widerruf Ihrer Einwilligung werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht, sofern keine anderweitigen gesetzlichen Verpflichtungen zur Speicherung bestehen.

13. Datensicherheit

Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Eine absolute Sicherheit kann bei internetbasierten Übertragungen jedoch nicht garantiert werden.

14. Internationale Datenübermittlung

Sollten Ihre Daten außerhalb des EWR übermittelt werden, stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau durch die EU-Standardvertragsklauseln gewährleistet ist. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie auf Anfrage.

15. Audio- und Videokonferenzen

Für die Kommunikation mit unseren Kunden setzen wir Online-Konferenz-Tools ein. Wenn Sie mit uns per Video- oder Audiokonferenz kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und dem jeweiligen Konferenz-Tool-Anbieter verarbeitet. Dazu gehören E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie technische Daten wie IP-Adresse und Geräte-IDs. Diese Datenverarbeitung erfolgt zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Weitere Informationen zur Datenverarbeitung erhalten Sie in den Datenschutzerklärungen der jeweiligen Anbieter.

Aufzeichnung und Transkription

In Einzelfällen können Videokonferenzen zu Dokumentationszwecken aufgezeichnet und transkribiert werden. Dies geschieht ausschließlich mit Ihrer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Während der Konferenz werden Sie klar darauf hingewiesen, ob eine Aufzeichnung stattfindet, und können der Verarbeitung widersprechen.

Die aufgezeichneten Inhalte (z. B. Video- und Audiodaten, Chatverläufe und Bildschirmfreigaben) sowie die daraus resultierenden Transkriptionen werden ausschließlich zu den vorher kommunizierten Zwecken verwendet, wie z. B. der Protokollerstellung oder der Bereitstellung für berechtigte Teilnehmer.

Speicherung und Bereitstellung für Teilnehmer

Aufgezeichnete Konferenzen und Transkriptionen werden für einen festgelegten Zeitraum gespeichert, der im Vorfeld mit Ihnen abgestimmt wird. Nach Ablauf des vereinbarten Zeitraums werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Sollten die Aufzeichnungen Teilnehmern bereitgestellt werden, geschieht dies über sichere Kanäle und unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Anforderungen.

16. Bearbeitungszeitraum für Anfragen zu Datenschutzrechten

Anfragen zu Ihren Datenschutzrechten werden innerhalb von 30 Tagen bearbeitet. Bei komplexeren Fällen informieren wir Sie innerhalb dieses Zeitraums über den Bearbeitungsstatus.

Datenschutzerklärung V10.0 - 04. April 2025